Την σημερινή εποχή όλο και περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για λόγους marketing προώθησης και προβολής προϊόντων και υπηρεσιών αλλά και για την αποστολή της εταιρικής τους ηλεκτρονικής αλληλογραφία. Ωστόσο χρειάζεται αρκετή προετοιμασία προκειμένου να λειτουργήσει σωστά και να αντιμετωπιστούν και προκλήσεις όπως οι μαύρες λίστες. Είναι αρκετά επικίνδυνο διότι μπορεί να έχετε μπει σε κάποια μαύρη λίστα και να μην το έχετε καταλάβει καν.
Όταν αναφερόμαστε σε μαύρη λίστα emails ουσιαστικά αναφερόμαστε σε ένα κατάλογο διευθύνσεων IP οι οποίες σχετίζονται με spam. Παραθέτει διευθύνσεις IP ή ονόματα τομέων που σχετίζονται με spam ή ύποπτο περιεχόμενο από αποστολείς χαμηλής αξιοπιστίας. Είναι μια βάση δεδομένων η οποία ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο.
Παρόχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως για παράδειγμα Gmail και yahoo, διαθέτουν δικές τους live λίστες. Αυτό σημαίνει ότι αν μπείτε σε μία τέτοιου είδους μαύρη λίστα , δεν θα μπορείτε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε χρήστες του Gmail ή της yahoo αντίστοιχα.
Οι οργανισμοί που παρακολουθούν τις καταγγελίες για ανεπιθύμητη αλληλογραφία εργάζονται σκληρά για να διατηρήσουν το διαδίκτυο ασφαλές για όλους.
Πώς επηρεάζει μια μαύρη λίστα email την επιχείρησή σας
Εάν διατηρείτε επιχείρηση και χρησιμοποιείτε ως εργαλείο marketing την ηλεκτρονική αλληλογραφία προκειμένου να προσεγγίσετε νέους πελάτες, το να ‘’μπείτε’’ στην μαύρη λίστα μπορεί να έχει αρνητικές επιπτώσεις όπως το να σας αποκόψει την πρόσβαση σε μακροχρόνιους πελάτες ή την σύνδεση σε πλατφόρμες όπου θα μπορούσατε να αναζητήσετε νέο πελατολόγιο με αποτέλεσμα να χάσετε πιθανά κέρδη.
Επίσης μπορεί να σας περιορίσει στην επικοινωνία με τους συνεργάτες σας. Εάν ‘’μπείτε’’ σε μια μαύρη λίστα πολύ πιθανόν οι πελάτες σας ή οι συνεργάτες σας να μη λαμβάνουν σημαντική αλληλογραφία από εσάς διότι θα απορρίπτεται από τα φίλτρα ασφαλείας τους.
Εάν στέλνετε αλληλογραφία και την λαμβάνετε πίσω ή σας ενημερώνουν οι πελάτες σας ότι για κάποιο λόγο δε λαμβάνουν την αλληλογραφία την οποία στέλνετε, τότε υπάρχει πιθανότητα να έχετε ‘’μπει’’ σε μαύρη λίστα. Αν αυτό συμβαίνει συχνά, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι βρίσκεστε σε μια σημαντική λίστα και είναι καιρός να το ερευνήσετε.
Συνήθως παρατηρείται μείωση του ποσοστού παραδοσιμότητας σας. Ανάλογα με τις λίστες στις οποίες συμμετέχετε, τα ποσοστά παραδοσιμότητας μπορούν να μειωθούν σε διαφορετικό βαθμό. Αν η μείωση είναι μικρή, μπορεί να μην το παρατηρήσετε καν αλλά αν οι αποτυχημένες αποστολές παράδοσης είναι πολλές, μπορεί να σας μπλοκάρει μια μεγάλη εταιρεία του διαδικτύου όπως είναι η Google.
Μερικά tips τα οποία θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε τις μαύρες λίστες
Παρακάτω ακολουθούν μερικές συμβουλές για τι μπορείτε να κάνετε ώστε να ελαχιστοποιήσετε τις πιθανότητες να σας εντάξουν σε μία μαύρη λίστα:
1. Αποφύγετε την μαζική αποστολή ηλεκτρονικής αλληλογραφία , newsletter, σε παραλήπτες οι οποίοι δεν έχουν συμφωνήσει σε τέτοιου είδους ενημέρωση. Μπορεί να υποβάλουν παράπονα σε μηχανές όπως η Google και τότε να μπείτε σε μαύρη λίστα.
2. Βεβαιωθείτε ότι ο κατάλογος επαφών σας είναι ενημερωμένος. Υπάρχουν δωρεάν εργαλεία στο διαδίκτυο μέσω των οποίων μπορείτε να επαληθεύσετε την εγκυρότητα ενός email account και με αυτόν τον τρόπο να ελέγξετε ποια email accounts παραληπτών σας είναι ενεργά, ποια όχι και ποια δεν θεωρούνται ασφαλείς. Με αυτό τον τρόπο μειώνετε τις αποτυχημένες αποστολές και την πιθανότητα να σας συμπεριλάβουν σε μία μαύρη λίστα.
3. Από τον κατάλογο των επαφών σας , αφαιρέστε διευθύνσεις email με τυπογραφικά λάθη.
4. Αποφύγετε να αγοράζετε λίστες email διότι ορισμένες αγορασμένες λίστες email μπορεί να περιέχουν παγίδες spam.
5. Αποφύγετε την αποστολή μαζικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω παρόχων υπηρεσιών Διαδικτύου (ISP).
6. Δημιουργήστε υψηλής ποιότητας, ελκυστικό περιεχόμενο και αποφύγετε λέξεις spam , λέξεις δηλαδή που χρησιμοποιούνται από διάφορους χακερς σε spam αλληλογραφία που στέλνουν. Όπως γνωρίζετε, μια σταθερή καμπάνια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ποιοτικό περιεχόμενο αποτελεί σημαντικό μέρος του τρόπου με τον οποίο αποφεύγουμε τη μαύρη λίστα. Επιπλέον, πρέπει να παρέχετε ποιοτική εξυπηρέτηση πελατών και να διατηρείτε τη φήμη της επωνυμίας σας μέσω ποιοτικών προϊόντων ή υπηρεσιών και περιεχομένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εν ολίγοις, το κλειδί για να μην μπείτε στη μαύρη λίστα είναι να ξέρετε πώς να γράφετε ένα email και να δημιουργείτε ουσιαστικό περιεχόμενο email που θέλει το κοινό σας.
7. Ενημερώνετε συχνά τα στοιχεία πρόσβασης των email accounts σας για να ελαχιστοποιήσετε τις πιθανότητες να σας ‘’χακάρουν’’ τον λογαριασμό σας και να τον χρησιμοποιήσουν για αποστολή spam αλληλογραφίας.
8. Ελέγχετε συχνά την ιστοσελίδα σας ώστε να είναι αναβαθμισμένη διότι αν υπάρχουν θέματα ασφαλείας είναι πολύ πιθανόν να σας ‘’χακάρουν’’ εφαρμογές όπως για παράδειγμα την εφαρμογή της φόρμας επικοινωνίας και να την χρησιμοποιήσουν για αποστολή spam αλληλογραφίας. Εάν οι χάκερς επιτίθενται στην ιστοσελίδα σας ή παραποιούν το email σας, μπορεί να μπείτε σε μαύρη λίστα χωρίς να φταίτε εσείς. Είναι συχνό φαινόμενο, αλλά αυτός είναι και ένας από τους λόγους που συνήθως είναι εύκολο να βγούμε από μια λίστα.