Email: Ποια είναι η διαφορά μεταξύ POP3, IMAP και Exchange;

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αλλιώς email, αποτελούν έναν από τους πλέον διαδεδομένους διαδικτυακούς τρόπους επικοινωνίας. Γνωρίζετε όμως τι σημαίνει η ορολογία στα email POP3, IMAP ή Exchange; Είτε χρησιμοποιείτε Gmail, Hotmail, Yahoo, εταιρικό email (πχ info@yourdomain.gr), υπάρχουν πολλοί και διαφορετικοί μεταξύ τους τρόποι λήψης email. Γνωρίστε τους τρόπους λήψης email και επιλέξτε αυτόν που ταιριάζει περισσότερο σε εσάς ή την επιχείριση σας:

Email Clients vs Webmail

Πριν σας αναλύσω τα διαφορετικά πρωτόκολλα που χρησιμοποιούνται για την λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ας ρίξουμε μια ματιά στην διαφορά ανάμεσα σε email client και webmail. Αν έχετε χρησιμοποιήσει Gmail, Hotmail ή άλλο λογαριασμό e-mail, πιθανότατα έχετε χρησιμοποιήσει webmail. Εάν εργάζεστε σε ένα γραφείο και χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα όπως το Microsoft Outlook, το Windows Live Mail, ή το Mozilla Thunderbird για να διαχειριστείτε τα email σας, χρησιμοποιείτε έναν email client.

Το Webmail είναι μια εφαρμογή η οποία λειτουργεί διαδικτυακά μέσω ενός browser, συνήθως χωρίς κατεβάσει εφαρμογές ή πρόσθετο λογισμικό. Έτσι όπου και να βρίσκεστε έχετε πρόσβαση στα email σας (αρκεί να έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο!!!).

Οι email clients είναι προγράμματα που είναι εγκατεστημένα τοπικά πχ. στον υπολογιστή σας, και αλληλεπιδρούν με απομακρυσμένους mailservers για να κατεβάσουν και να στείλουν e-mail. Η όλη διαδικασία γίνεται στον υπολογιστή σας μέσω της εγκατεστημένης εφαρμογής.

POP3, Post Office Protocol

Το πρωτόκολλο POP (Post Office Protocol) πρωτοεμφανίστηκε αρκετά παλαιότερα χρονικά. Όταν οι υπολογιστές είχαν περιορισμένο bandwidth για απομακρυσμένη πρόσβαση, τεχνικοί δημιούργησαν το POP σε μια προσπάθεια με απλό τρόπο να κατεβαίνουν αντίγραφα των emails για offline ανάγνωση και στη συνέχεια, να αφαιρούνται αυτά τα μηνύματα από τον απομακρυσμένο διακομιστή. Η πρώτη έκδοση του POP δημιουργήθηκε το 1984 και το POP2 δημιουργήθηκε στις αρχές του 1985.

POP3 είναι η τρέχουσα έκδοση του συγκεκριμένου πρωτοκόλλου, και παραμένει στα δημοφιλέστερα πρωτόκολλα λήψης email. Όταν χρησιμοποιείτε POP3, όλα τα μηνύματα κατεβαίνουν από τον mailserver και αποθηκεύονται τοπικά. Το email σας είναι προσβάσιμο μόνο από έναν υπολογιστή ή συσκευή και δεν είναι πλέον διαθέσιμο όταν χρησιμοποιείτε WebMail ή οποιοδήποτε άλλο υπολογιστή ή συσκευή (εκτός αν ρυθμιστεί διαφορετικά).

Πλεονεκτήματα:

• Τα email είναι πάντα διαθέσιμα σε έναν υπολογιστή ή συσκευή ακόμα και offline.

Μειονεκτήματα:

• Τα απεσταλμένα διατίθενται μόνο σε τοπικό επίπεδο (δεν υπάρχει αντίγραφο στον mailserver).
• Ταχύτητα λήψης των email εξαρτάται από το bandwidth (μεγάλα συνημμένα μπορεί να πάρουν κάποιο χρόνο).

IMAP, Internet Message Access Protocol

Παρόλο που το IMAP δημιουργήθηκε το 1986, ταιριάζει ιδιαίτερα με το σύγχρονο κόσμο της πανταχού παρούσας σύνδεσης στο Διαδίκτυο. Η κεντρική ιδέα ήταν οι χρήστες να μπορούν να διαβάζουν τα email τους από παντού, σαν να ήταν σε CLOUD.

Συκριτικά με το POP3, το IMAP επιτρέπει στους χρήστες να συνδεθούν σε πολλούς διαφορετικούς email clients ή webmail και να βλέπουν τα ίδια μηνύματα, επειδή τα email διατηρούνται σε απομακρυσμένους διακομιστές, μέχρι ο χρήστης να τα διαγράψει. Σε έναν κόσμο όπου ελέγχουμε συχνά τα email μας σε διασυνδέσεις web, σε email clients, σε κινητά τηλέφωνα κοκ το IMAP έχει γίνει εξαιρετικά δημοφιλές. Έχει όμως και τα προβλήματα του.

Επειδή το IMAP αποθηκεύει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν απομακρυσμένο mailserver, θα έχετε περιορισμένο μέγεθος γραμματοκιβωτίου. Εάν έχετε τεράστιο αριθμό μηνυμάτων που θέλετε να κρατήσετε, θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε προβλήματα κατά την αποστολή και λήψη e-mail, αν το γραμματοκιβώτιο σας είναι πλήρης. Ορισμένοι χρήστες παρακάμπτουν αυτό το πρόβλημα κρατώντας τοπικά αντίγραφα σε κάποιον client και στη συνέχεια διαγράφουν τα πρωτότυπα μηνύματα από τον server για να εξοικονομήσουν χώρο.

Πλεονεκτήματα:

• Η εισερχόμενη αλληλογραφία είναι πάντα διαθέσιμη σε πολλούς υπολογιστές ή WebMail.

Μειονεκτήματα:

• Τα απεσταλμένα διατίθενται μόνο σε τοπικό επίπεδο (δεν υπάρχει αντίγραφο στον mailserver). Όταν χρησιμοποιείτε IMAP, το Inbox σας είναι αποθηκευμένο στο mailserver, ενώ τα απεσταλμένα εξακολουθούν να αποθηκεύονται τοπικά (εκτός αν ρυθμιστεί διαφορετικά).

Microsoft Exchange, MAPI και Exchange ActiveSync

Η Microsoft άρχισε να αναπτύσσει MAPI (γνωστό και ως Messaging API) λίγο καιρό μετά την πρώτη εμφάνιση των IMAP και POP, με πολλαπλές χρήσεις πέρα από την απλή λήψη και αποστολή email. Το MAPI είναι ένας τρόπος για να επικοινωνούν εφαρμογές και email clients με τους Microsoft Exchange servers, και προσδίδεται η δυνατότητα με στυλ IMAP, να συγχρονίζονται τα email, επαφές, ημερολόγια, και άλλα χαρακτηριστικά, όλα δεμένα σε τοπικούς clients ή εφαρμογές.

Ο exchange mailserver διαφέρει από τα πρωτόκολλα POP και IMAP. Όλα τα Email (Incoming και Sent Items) αποθηκεύονται στον κεντρικό Exchange διακομιστή αλληλογραφίας, όπου μπορεί να ελεγχθεί χρησιμοποιώντας έναν e-mail client ή μέσω WebMail. Επομένως διατηρείτε την τοπική χρήση του Outlook, αλλά μπορείτε και απομακρυσμένα με ένα προηγμένο χαρακτηριστικό του exchange να συνδεθείτε στο Outlook, από οπουδήποτε και αν βρίσκεστε, με το Outlook Web Access.

Πλεονεκτήματα:

• Η εισερχόμενη αλληλογραφία και τα απεσταλμένα είναι πάντα διαθέσιμα σε πολλούς υπολογιστές και Webmail.
• Υποστηρίζεται από τις περισσότερες τρέχουσες κινητές συσκευές (tablets, pads, smartphones).
• Συγχρονίζονται επίσης ημερολόγιο, επαφές και σημειώσεις.

Μειονεκτήματα:

• Δεν υποστηρίζουν πλήρως τη λειτουργία του Exchange MS όλοι οι mail clients (μόνο στα Windows MS Outlook, το Mac OSX της Apple Mail και το MS Outlook).
• H offline χρήση δεν είναι διαθέσιμη, εκτός εάν ρυθμιστεί διαφορετικά.

Άλλα Πρωτόκολλα Email

Υπάρχουν και άλλα πρωτόκολλα για την αποστολή, τη λήψη και χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά οι περισσότεροι χρησιμοποιούν έναν από τους πιο διαδεδομένους τρόπους, όπως περιγράφονται παραπάνω.

Εν συντομία: Ποιο τρόπο να χρησιμοποιήσω για το σωστό Set Up των E-mail μου;

Ανάλογα με το προσωπικό σας στυλ επικοινωνίας και ποιος τρόπος σας εξυπηρετεί, επιλέγετε τον ανάλογο τρόπο:

• Εάν ελέγχετε το email σας από πολλές συσκευές, κινητά τηλέφωνα ή υπολογιστές, σετάρετε τους email clients σας να χρησιμοποιούν IMAP.
• Εάν χρησιμοποιείτε κυρίως webmail και θέλετε το τηλέφωνο ή το iPad σας για να συγχρονίζεται με το webmail σας, χρησιμοποιήστε επίσης IMAP.
• Εάν χρησιμοποιείτε ένα email client τοπικά, ίσως να είστε εντάξει με POP3, αλλά θα πρότεινα και IMAP.
• Αν έχετε τεράστιο ιστορικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο πάροχος e-mail σας δίνει περιορισμένο χώρο στο δίσκο, χρησιμοποιήστε POP3 για να εξοικονομήσετε χώρο στο hosting account σας.
• Εάν χρησιμοποιείτε το Hotmail ή Exchange Server ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, MAPI ή Exchange ActiveSync παρόμοιο cloud-based συγχρονισμό, θα σας δώσει το IMAP.
• Εάν είστε εταιρεία με πολλούς λογαριασμούς email και αυξημένες ανάγκες αποθήκευσης τότε προτιμήστε Exchange Server.