Θα σας έχει τύχει και εσάς να λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος στο email σας, το οποίο να μην γνωρίζετε τι μπορεί να είναι και πως μπορεί να σας επηρεάσει.
Τα μηνύματα λάθους του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να χωριστούν σε τρεις ομάδες: Μηνύματα σφάλματος χρήστη, μηνύματα σφάλματος domain και anti-spam μηνύματα σφάλματος.
1. Μηνύματα σφάλματος χρήστη:
Αποτελούν σφάλματα του χρήστη του email account (τι είναι λογαριασμός email), δηλαδή σε ένα πακέτο φιλοξενίας κάτω από το Domain example.gr να παρουσιαστεί σφάλμα στον χρήστη g.papas@example.gr. Είναι προσωρινά και διορθώνονται εύκολα:
Mailbox is full (Το γραμματοκιβώτιο είναι πλήρες)
Το πιο κοινό πρόβλημα των χρηστών είναι η υπερκάλυψη του χώρου του γραμματοκιβωτίου. Στους περισσότερους λογαριασμούς φιλοξενίας υπάρχει ένα όριο για το χώρο που καταλαμβάνει κάθε λογαριασμός email στο hosting account. Μόλις καλυφθεί το όριο, δεν υπάρχει διαθέσιμος χώρος για νέα εισερχόμενη αλληλογραφία.
Παραδείγματα μηνυμάτων σφάλματος που προκαλούνται από πλήρες γραμματοκιβώτιο:
- <user@example.gr> : User is over the quota. You can try again later.
- <user@example.gr > : host mail.example.gr said:
error 552 <user@example.gr > … Mailbox is full - Mailbox limit exceeded while appending message
error 550 <user@example.gr > … Can’t create output - <user@example.gr > : host mail.example.gr said:
552 Requested mail action aborted: exceeded storage allocation
Η ένδειξη αντίστοιχων σφαλμάτων σταματάει όταν απελευθερώσετε ή δώσετε επιπλέον χώρο στο λογαριασμό email σας. Σε τέτοια σφάλματα, δεν λαμβάνετε email και γυρίζουν πίσω στον αποστολέα. Υπάρχει περίπτωση εμφάνισης των εν λόγω σφαλμάτων όταν ο λογαριασμός email δεν χρησιμοποιείται πια.
Πως δίνω επιπλέον χώρο στο email λογαριασμό μου;
- διαγράφετε παλιά email για να απελευθερώσετε χώρο,
- σβήνετε καθολικά όλο το email account με όλο του το περιεχόμενο και το ξαναφτιάχνετε,
- από το cPanel σας: Emails > Email Accounts. Αν δείτε ότι χρησιμοποιείτε το 100% του χώρου του mailbox σας, μπορείτε να του δώστε περισσότερο χώρο πατώντας το Change Quota,
- χρησιμοποιείτε έναν client (πχ outlook) και κατεβάζετε τοπικά τα email σας, προσέχοντας στις ρυθμίσεις του client να μην έχετε τικαρισμένη την επιλογή “leave a copy to server”.
Λέξεις κλειδιά σφάλματος: Mailbox is full, over quota, exceeded , error 552
Το μήνυμα υπερβαίνει το όριο μεγέθους (Message exceeds size limit)
Τα σφάλματα αυτά σημαίνουν ότι το μέγεθος του μηνύματος, συμπεριλαμβανομένων επικεφαλίδων, κειμένου και συνημμένων, υπερβαίνει το όριο μεγέθους μηνύματος ανά/αποστολή. Το email σας είναι πολύ μεγάλο για να γίνει αποδεκτό.
- <user1@example.com>: host host.example.com said:
552 Message size exceeds fixed maximum message size (5000000) - <user@example.com>: host mx2.mail.example.com said:
552 message size exceeds maximum message size - <user@example.com>: host mx01.example.com said:
552 Message size exceeds fixed maximum message size: 5242880 bytes
Λέξεις κλειδιά σφάλματος: Message size exceeds, maximum message size, error 552
Άλλα σφάλματα που διορθώνονται γρήγορα είναι αυτά που προκαλούνται από λανθασμένες ρυθμίσεις στους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
Ακατάλληλη προώθηση που προκαλεί λούπα ταχυδρομείου (Improper forwarding causing mail loop)
- 554 Too many hops 27 (25 max): from <user@firstdomain.com>
via mail.firstdomain.com, to <sameuser@seconddomain.com>
Ουσιαστικά πρόκειται για λάθος στο forwarding όταν η μια άκρη στέλνει στην άλλη κατ’ επανάληψη και προκαλείται λούπα. Δείτε το σχετικό video με τον σωστό τρόπο χρήσης προώθησης των email σας.
Παράδειγμα: Αν το email info@example.gr ρυθμίστηκε να κάνει forwarding στο info@test.gr. Αντίστοιχα κατά λάθος το info@test.gr ρυθμίστηκε να κάνει forwarding στο info@example.gr τότε το αποτέλεσμα είναι το email να κάνει “κύκλους” και να μην φτάσει ποτέ στον προορισμό του.
Λέξεις κλειδιά σφάλματος: hops, error 554
Μόνιμα Προβλήματα
Το πιο κοινό μόνιμο πρόβλημα είναι, ο άγνωστος χρήστης. Ο λογαριασμός που προσπαθείτε να στείλετε δεν υπάρχει πια: μπορεί να έχει κλείσει, ή μπορεί να έχετε λανθασμένο όνομα χρήστη ή το Domain. Εάν λάβετε ένα σφάλμα αγνώστου χρήστη, βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση είναι σωστή.
Τα παρακάτω είναι παραδείγματα σφαλμάτων αγνώστου χρήστη:
- <user@example.com>: host host.example.com said:
550 <user@example.com>… User unknown - <user@example.com>: host mail7.example.com said:
550 Requested action not taken: mailbox unavailable - <user@example.com>: host mail.example.com said:
550 5.1.1 <user@example.com> is not a valid mailbox - <user@example.com>: Sorry, no mailbox here by that name. (#5.1.1)
- <user@example.com>: host example.com said:
550 Invalid recipient <user@example.com> - The message that you sent was undeliverable to the following:
user@example.com (user not found)
Λέξεις κλειδιά σφάλματος: User unknown, Mailbox unavailable, Invalid recipient, error 550
2. Μηνύματα σφάλματος Domain
Τις περισσότερες φορές, όταν ένα Domain έχει πρόβλημα με ένα email, γίνεται πολύ γρήγορα αντιληπτό από τους χρήστες του. Επιπλέον, είναι σπάνιο για ένα Domain απλά να εξαφανιστεί, έτσι τα περισσότερα σφάλματα Domain θα πρέπει να θεωρούνται προσωρινά και είναι πιθανό να διορθώνονται άμεσα. Ίσως το να ξαναστείλετε το email λίγο αργότερα είναι η καλύτερη επιλογή σας.
Connection Timed Out / Connection Refused
<user@172.16.22.213>: connect to 172.16.22.213: Connection timed out
Μια “σύνδεση δεν έγινε δεκτή,” ή το “Connection timed out” μήνυμα προκύπτει συνήθως από μεγάλους όγκους ταχυδρομείου που υποβάλλονται σε επεξεργασία κατά το χρόνο που έλαβε το μήνυμά σας.
Λέξεις κλειδιά σφάλματος: Connection timed out , σύνδεση Αρνήθηκε
Domain not found
Ένα σφάλμα “domain not found” σημαίνει ότι το domain στο οποίο στείλατε το μήνυμα δεν υπάρχει. Συνήθως, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι πληκτρολογήσατε λανθασμένα το domain, μπορεί να υποδεικνύει επίσης ένα πρόβλημα με το record του domain (δείτε περισσότερα για τις εγγραφές στην ζώνη του Domain) που αποτρέπει το domain από το να βρεθεί.
- <sales@domain.com> : Name service error for domain domain.com:
Host not found, try again
Λέξεις κλειδιά σφάλματος: Host not found, Domain Not Found, Name service error
Relay Access Denied
Ένα άλλο μήνυμα σφάλματος Domain που μπορεί να οφείλεται είτε στο Domain του αποστολέα είτε του παραλήπτη είναι το σφάλμα Relay access denied (ελληνιστί άρνηση πρόσβασης αναδιανομής):
- <receipient@example.com> host wormwood.example.com said:
554 <receipient@example.com>: Recipient Address rejected:
Relay access denied
Αυτό το σφάλμα υποδεικνύει ότι, κατά κάποιο τρόπο, ένα μήνυμα που προορίζεται για μια διεύθυνση πχ Yahoo.com βρήκε το δρόμο του στον mail server example.com, και δεδομένου ότι ο διακομιστής μας δεν δέχεται mail για yahoo.com, το μήνυμα απορρίφθηκε.
Είναι αρκετά σπάνιο, στην πραγματικότητα, το να καταλήξει η αποστολή email σε ένα Domain σε τελείως λάθος mail server, οπότε αν λάβετε αυτό το μήνυμα, το πρόβλημα είναι συνήθως ένα λάθος misconfiguration στην παραλαβή από το Domain.
Ένας άλλος λόγος για τη λήψη αυτού του σφάλματος είναι η πιθανότητα ότι ένας τομέας έχει αλλάξει πρόσφατα hosting provider, και ενώ η αλλαγή έχει λάβει χώρα, οι νέες εγγραφές του Domain δεν έχoυν ακόμη διαδοθεί πλήρως, και το μήνυμά σας φτάσει στον παλιό host. Εάν λάβετε αυτό το σφάλμα, δοκιμάστε να στείλετε ξανά το μήνυμά σας είκοσι τέσσερις ώρες αργότερα.
Υφίσταται άλλο ένα Relay Access Denied σφάλμα:
- Sender Address rejected: Relay Access Denied;
Αυτό είναι ένα anti-spam μήνυμα λάθους, το οποίο αναλύεται παρακάτω.
Λέξεις κλειδιά σφάλματος: Relay access denied, Recipient Address rejected
3. Anti-Spam μηνύματα λάθους
Οι διαχειριστές συστήματος συχνά ρυθμίζουν τα συστήματα τους να απορρίπτουν τα email από spammers, αλλά δεδομένου ότι δεν υπάρχει σύστημα απόλυτου φιλτραρίσματος spam, το μήνυμά σας μπορεί να έχει αλιευθεί από το μπλοκ για τα spam. Μερικά από τα πιο συνηθισμένα anti-spam μηνύματα λάθους:
Spam blocks
- <user@example.com>: host ntserver.example.com refused to talk to me:
550 Permission denied ή περιλαμβάνει μια εμπνευσμένη (!) σημείωση όπως: - <user@domain.net>:
connect to domain.net: 550 Connection refused – we hate spammers!
Τα σφάλματα αυτά σημαίνουν ότι το Domain σας ή η Ip σας, έχει χαρακτηριστεί ως spammer και είναι καταχωρημένη σε blacklist. Αυτό μπορεί να βασίζεται σε μια εξωτερική υπηρεσία που παρέχει blacklists γνωστών spammers στους ISPs, ή ο διαχειριστής ίσως έχει μπλοκάρει μεγάλο όγκο αλληλογραφίας που προέρχονται από το Domain σας. Τις περισσότερες φορές, o πάροχος σας για τα email, θα πρέπει να επικοινωνήσει με το διαχειριστή του συστήματος ώστε να αφαιρέσει το μπλοκάρισμα.
Υπάρχουν δύο άλλα μηνύματα anti–spam σφάλματος που είναι παρόμοια με ορισμένα από τα σφάλματα Domain τα οποία φαίνονται παραπάνω.
Το πρώτο είναι το σφάλμα “Domain Not Found”, όπου δεν θα μπορούσε να βρεθεί το Domain του αποστολέα:
- <recipient@example.com>:host img10.ppi.net said: 554
- <user@fake_domain.com>: Sender Address Rejected: domain not found
Σε αντίθεση με το “Domain Not Found”, αυτό είναι ένα anti-spam σφάλμα. Η ανακοίνωση “Sender Address Rejected” σημαίνει ότι το πρόβλημα είναι στην πραγματικότητα η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα – συγκεκριμένα, ότι το Domain που χρησιμοποιείται στην διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα δεν ήταν έγκυρο.
Όταν ένας mail server λαμβάνει ένα email για έναν από τους χρήστες του, ο διακομιστής ελέγχει για να διασφαλίσει ότι το Domain του αποστολέα είναι ένα πραγματικό Domain – αν το όνομα δεν έχει κάνει resolve, το μήνυμα απορρίπτεται με την ένδειξη σφάλματος “Sender Address Rejected”. Αυτό είναι ένα αντι-spam σφάλμα το οποίο εμποδίζει διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να αποδέχονται spam.
Λέξεις κλειδιά σφάλματος: Sender Address Rejected, 554
Ένας άλλος τύπος του σφάλματος “554 Relay Access Denied” είναι ένα πρόβλημα κατά το οποίο ο αποστολέας χρησιμοποιεί λάθος mail server για να στείλει το μήνυμα του.
- <sender@example.com> host smtp-gw-4.example.com said:
554 <sender@example.com>: Sender Address rejected:
Relay access denied
Ουσιαστικά, αυτό το μήνυμα σφάλματος είναι παρόμοιο με το “Recipient Address rejected”, δεδομένου ότι ο διακομιστής αναφέρει στο σφάλμα ότι απορρίπτει το domain name, ωστόσο, σε αυτή την περίπτωση, το πρόβλημα είναι ότι ο outgoing mail server δεν είχε επαφή με το Domain της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα.
Λέξεις κλειδιά σφάλματος: Sender Address Rejected, 554
Σε κάθε περίπτωση τα σφάλματα που μπορούμε να συναντήσουμε κατά την λήψη και αποστολή email είναι πολλά. Συμβουλή μου είναι η επιλογή του καλύτερου Hosting Provider για τα email μας, που θα μας εξασφαλίσει την ορθή τους λειτουργία και άμεση υποστήριξη! Περισσότερες λεπτομέρεις για τα πακέτα φιλοξενίας της SigmaWeb εδώ: https://www.sigmaweb.gr/web-hosting/