Το email αποτελεί μέσο ανταλλαγής μηνυμάτων χρησιμοποιώντας το διαδίκτυο, μέσω υπολογιστή, tablets , κινητά τηλέφωνα κτλ. Κάθε συσκευή που διαθέτει υπολογιστική ισχύ δύναται να φέρει επεξεργαστή κειμένου καθώς και διάφορα εργαλεία μορφοποίησης για να είναι εφικτή η σύνταξη ενός μηνύματος. Κατά την αποστολή του email, ο αποστολέας συμπληρώνει την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη και πραγματοποιεί την αποστολή του.
Συνειδητοποιούμε λοιπόν ότι την σημερινή εποχή η ηλεκτρονική αλληλογραφία αποτελεί μία από τις βασικότερες μορφές επικοινωνίας, ιδιαίτερα στον επιχειρηματικό κόσμο και αυτό το γεγονός καθιστά την ταχύτητα και την διαχείριση των emails επιτακτικές ανάγκες. Είναι ένα λόγος λοιπόν για τον οποίο οι ειδικοί αφιερώνουν μεγάλη προσοχή για να βρουν τρόπους ώστε να ελαχιστοποιηθεί η αναμονή στην αποστολή των emails και να γίνει πιο εύκολη η πρόσβαση και η διαχείριση τους.
Σε αυτό το άρθρο θα σας παρουσιάσουμε δύο είδη συστημάτων διαχείρισης της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας , το webmail και τους τοπικούς clients, τα οποία χρησιμοποιούμε στην καθημερινότητα μας αλλά δεν γνωρίζουμε στο που διαφοροποιούνται διότι συνήθως εστιάζουμε στο αποτέλεσμα, να σταλεί δηλαδή το μήνυμα και ο παραλήπτης μας ή οι παραλήπτες μας να το λάβουν επιτυχώς. Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζουμε τις διαφορές τους ώστε να είμαστε σε θέση να επιλέξουμε τι ταιριάζει περισσότερο στις ανάγκες μας ή πως μπορούμε να συνδυάσουμε αυτές τις δύο επιλογές μας.
Το webmail επιτρέπει την διαχείριση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας μέσω του web browser και μιας διαδικτυακής πλατφόρμας διαχείρισης emails.
Αποτελεί μια πιο αναβαθμισμένη τεχνολογικά επιλογή για την διαχείριση των emails σας διότι όλα συμβαίνουν σε web server επομένως απαιτείται δυνατότητα σύνδεσης στο διαδίκτυο από την συσκευή σας. Παρέχεται εύκολη πρόσβαση αλλά θα πρέπει να είστε προσεκτικοί διότι η σύνδεση σε δημόσια δίκτυα εγκυμονεί σημαντικού κινδύνους ΄΄χακαρίσματος’’.
Εφόσον λοιπόν η διαχείριση πραγματοποιείται σε servers , η διαθέσιμότητα της χωρητικότητας για την ηλεκτρονική σας αλληλογραφία δε δύναται να είναι απεριόριστη αλλά συγκεκριμένη.
Επίσης στην περίπτωση του webmail, ο server είναι σε θέση να ελέγχει την ηλεκτρονική αλληλογραφία και να απορρίπτει αρκετή επικίνδυνη αλληλογραφία, μέσω ειδικών φίλτρων του server, η οποία εμπεριέχει ιούς και οι οποίοι μπορεί να βλάψουν τις συσκευές σας, τους λογαριασμούς σας κ.ο.κ
Πολύ σημαντικό είναι ότι οι servers δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας της ηλεκτρονικής σας αλληλογραφίας. Στην περίπτωση που για κάποιο λόγο χάσετε σημαντική αλληλογραφία δύναται να την επαναφέρετε.
Εξίσου σημαντικό είναι ότι το webmail πραγματοποιεί αυτοματοποιήμενα συνεχείς αναβαθμίσεις.
Οι τοπικοί clients διαχείρισης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας είναι εξειδικευμένα πρόγραμμα τα οποία για να λειτουργήσουν θα πρέπει να πραγματοποιηθεί εγκατάσταση στο υπολογιστή, κινητό κ.ο.κ. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να χειριστούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσω παρόχων υπηρεσιών διαδικτύου και άλλες υπηρεσίες μη webmail. Επίσης τα τοπικά προγράμματα παρέχουν την δυνατότητα να πραγματοποιηθεί επεξεργασία αλληλογραφίας χωρίς να υπάρχει σύνδεση internet .
Η αποθήκευση της ηλεκτρονικής σας αλληλογραφίας μπορεί να γίνει τοπικά πχ στον υπολογιστή σας αναλόγως τις ρυθμίσεις τις οποίες έχετε θέσει να πραγματοποιείται η σύζευξη με το webmail σας POP , IMAP . Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε σε σχετικό άρθρο μας στο παρακάτω link https://www.sigmaweb.gr/email-pop3-imap-and-exchange-diffrence/
Εφόσον συζητάμε για τοπικό πρόγραμμα, η ασφάλεια του εξαρτάται από τα antivirus τα οποία χρησιμοποιείτε τοπικά στις συσκευές σας. Σας συμβουλεύουμε να τα αναβαθμίζετε τακτικά διότι από την στιγμή που λαμβάνετε spam αλληλογραφία υπάρχει σημαντικός βαθμός επικινδυνότητας να ‘’μολυνθεί’’ ο τοπικό σας client και κατ επέκταση και η εκάστοτε συσκευή σας. Επίσης ο τοπικό σας client πρέπει να αναβαθμίζεται συχνά για την δική σας ασφάλεια.
Επιπλέον ενώ στο webmail διατηρείται αυτοματοποιημένο back up από τον server που σας φιλοξενεί, στο τοπικό client δεν ισχύει κάτι τέτοιο. Θα πρέπει να μεριμνήσετε να διατηρείτε back up χειροκίνητα έτσι ώστε αν συμβεί κάτι στο τοπικό σας πρόγραμμα ή τον υπολογιστή σας να μπορέσετε να επαναφέρετε την ηλεκτρονική σας αλληλογραφία.
Τέλος οι τοπικοί clients προσφέρουν ποικιλία φίλτρων για τη διαχείριση της ηλεκτρονικής σας αλληλογραφία καθώς και πληθώρα επιλογών μορφοποίησης και επεξεργασίας κειμένων, καταλόγους επαφών και πολλά άλλα χρήσιμα εργαλεία.
Για την αποτελεσματική διαχείριση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σας, σας συμβουλεύουμε να εξοικειωθείτε και στα δύο συστήματα διαχείρισης διότι όπως θα κατανοήσατε από την ανάγνωση του συγκεκριμένου άρθρου το κάθε σύστημα προσφέρει κάτι διαφορετικό αλλά και αλληλοσυμπληρώνονται. Με αυτό τον τρόπο θα είστε σε θέση να μην ‘’χάνετε’’ αλληλογραφία αλλά και να διατηρείτε το ιστορικό και την πρόσβαση που επιθυμείτε όποτε το επιθυμείτε και από οπουδήποτε το επιθυμείτε.